Como manter uma comunicação efetiva com os pais e responsáveis mesmo em momentos delicados?
A vida escolar nem sempre é um mar de rosas. Todos nós sabemos que algumas demandas às vezes acabam tirando até a pessoa mais paciente do sério. Confira algumas dicas de como agir para não causar ruídos na comunicação entre família-escola.
Uma escola de tamanho médio pode receber centenas de e-mails, ligações, mensagens e solicitações por dia. É preciso ter muita organização, paciência e até certas técnicas fundamentadas na psicologia para conseguir dar conta de tanto diariamente.
Algumas vezes, nós sabemos bem, que também é possível chegar na nossa caixa de mensagens, textos com uma entonação pouco educada, exigências que não fazem sentido e até mesmo acusações muito pouco fundamentadas.
É preciso ter um bom amparo da equipe pedagógica e de preferência um bom banco de ferramentas psicossociais para lidar com a situação de maneira eficaz, clara, resolutiva e não causar ainda mais ruídos.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas que podem ajudar. Salve no seu favorito ou anote para consultar sempre:
Nada é tão urgente que você não possa beber uma água.
Sim! Se chegou via e-mail ou mensagem nos inúmeros aplicativos atuais é porque pode esperar. Nada que é urgente é enviado de uma maneira diferente da presença física ou de pelo menos uma ligação. Portanto, não se cobre tanto para ter uma caixa de mensagens vazia 24h/dia. É claro que é importante atender bem, dar atenção e validação para o questionamento dos pais e responsáveis. Mas, também é extremamente importante que a resposta aos questionamentos seja clara e correta. E isso, apenas uma mente sã, calma e consciente pode dar.
Sendo assim, sempre que receber uma mensagem difícil, daquelas capazes de tirar nós mesmos de nossos centros de equilíbrio, faça uma pausa para beber uma água e respirar um pouco. Além de ajudar a oxigenar seu cérebro e ter ideias melhores, você vai conseguir enxergar melhor o problema após passar alguns poucos minutos longe dele.
Simplifique e crie um roteiro de respostas
Dia após dia, faixa etária após faixa etária, bimestre por bimestre, ano após ano, você já é capaz de perceber as perguntas mais frequentes e os questionamentos que costumam surgir em cada fase escolar, não é mesmo?
Use todo o seu conhecimento de background para criar um arquivo compartilhado aí na sua escola com as possíveis perguntas e respostas que podem surgir durante os momentos de interação com os pais ou responsáveis.
Tenha as melhores respostas salvas para cada uma dessas previsíveis perguntas e lembre-se apenas de adaptar pequenos detalhes antes de enviá-las para os responsáveis da vez. Com isso você além de economizar tempo, minimiza as chances de falha e ainda possivelmente consegue delegar essa função para alguém, deixando para os coordenadores, diretores e professores apenas as questões mais complexas e que exigem uma avaliação individual.
Tenha horários bem definidos para essa tarefa.
Cansaço, rotina e estresse podem interferir na forma como você usa as palavras, e comumente as interações com os familiares do aluno exigem uma atenção extra aos detalhes. Qualquer mínima chance de interpretação da mensagem diferente daquilo que era pretendido se dizer, pode virar um problema muito maior. Para evitar isso, tenha uma janela de horários do dia determinada para sentar tranquilamente e responder todas as demandas que chegaram por e-mail, mensagens e até mesmo pelo portal do aluno.
No restante do tempo, configure uma mensagem automática contando aos pais sobre esse horário e assegure-os de que todas as mensagens serão respondidas em breve. Mais uma vez: é importante lembrar que o ideal é que nada muito urgente chegue através de mensagens de texto.
Você não precisa responder tudo com um super texto. Pequenas frases são suficientes.
Sim! Saiba filtrar. Existem mensagens que chegarão apenas para satisfazer alguma ansiedade, medo ou até dúvida simples dos pais. Entenda que é importante sim respondê-los, mas nem tudo precisa ser feito de maneira que não restem outras dúvidas.
Muitas vezes uma resposta como: Obrigado pela sua sugestão! Consideraremos a sua ideia na próxima reunião de professores. Cumpre perfeitamente o seu papel e tira de você a carga de resolver aquele assunto imediatamente.
Em caso de redes sociais - tercerize!
O erro atual de muitas pequenas e médias escolas e tentar manter perfis nas redes sociais sem alguém especializado no assunto para tomar conta desses perfis. Apesar de parecer simples, com o passar do tempo todo esse conteúdo pode se tornar fonte de preocupação extra e até mesmo uma porta aberta para ainda mais questionamentos e até ataques. Portanto, pense bem e entenda que redes sociais são, muito antes de ferramenta de comunicação, ferramentas de marketing. É preciso ter conhecimento e experiência para lidar com tantas modernas conexões de maneira segura e positiva para a reputação da sua escola.
E antes de encerrar, confie no que você construiu até aqui. Não coloque um peso extra na comunicação família-escola porque mensagens pontuais, mesmo que por vezes difíceis, não são o suficiente para danificar uma boa relação.
Boa sorte! E conte com a gente para ajudar você nessas e também em inúmeras outras questões com as dicas que mantemos sempre atualizadas no nosso blog. Fique de olho!
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